Aviso de privacidad

Versión 1 · Ley 21.719 sobre protección de datos personales

Este aviso está pendiente de completar. Faltan los datos del responsable del tratamiento. Un administrador debe cargarlos en Administración → Configuración.

1. Quién trata tus datos y qué es Biosphare

El responsable del tratamiento —la empresa que decidió escribirte, que tiene tus datos, que obtuvo tu consentimiento y que responde por todo ello— es:

Razón social: [COMPLETAR: razón social]
RUT: [COMPLETAR: RUT]
Domicilio: [COMPLETAR: domicilio]
Correo de contacto: [COMPLETAR: correo para ejercer derechos]

Biosphare es el medio de envío: el programa con el que esa empresa despacha los mensajes. No decide a quién se escribe ni qué se le dice, no te pidió el consentimiento y no tiene ninguna otra relación contigo. Lo que hay aquí de ti es una copia de trabajo que dura días y se borra sola; el archivo del que salió tu número está en el sistema del responsable, no en éste. Por eso tus derechos se ejercen ante el responsable, y no aquí: es el único que puede resolverlos de verdad (punto 7).

2. Qué datos tuyos pasan por este sistema

De ti, si recibes uno de estos mensajes:

Tu número de teléfono. Se guarda cifrado.
El texto del mensaje que se te manda, también cifrado. Lo escribe quien carga la planilla, así que puede llevar tu nombre dentro.
El archivo adjunto —un PDF o una imagen— cuando el mensaje lleva uno. Se guarda en el servidor y se te manda junto con el mensaje. Lo que lleve dentro lo decide quien lo sube: puede ser una cotización con tu nombre, tu RUT o tu dirección.
El nombre del archivo de la planilla y el del adjunto, tal cual venían del computador de quien los subió.
De dónde salieron tus datos. Quien carga la planilla lo escribe en un campo libre, junto con cómo diste tu consentimiento.
Si la plataforma de mensajería rechaza tu mensaje, el motivo del rechazo tal como ella lo devuelve.

No se te pide RUT, correo ni dirección: la planilla que se carga tiene solo dos columnas, el número y el mensaje. Pero el mensaje y el adjunto son texto y archivo libres, así que lo que lleven dentro depende de quien los escribe y este sistema no puede comprobarlo.

Y algo que este sistema ya no guarda, porque cambia lo que puedes esperar de él: hasta hace poco calculaba un valor derivado de tu número —imposible de revertir, pero siempre el mismo— para reconocerte sin descifrar nada, y mantenía una lista de números a los que no escribir. Las dos cosas se eliminaron junto con el módulo que atendía aquí tus derechos. Hoy, pasada la purga del punto 6, no queda ningún rastro de tu número en este sistema.

Datos de quienes usan el sistema

Los vendedores y administradores que entran a Biosphare son otra cosa: no reciben los mensajes, los despachan. De ellos se guarda:

Su nombre de usuario y su contraseña, guardada cifrada de forma irreversible.
La dirección IP y el navegador desde los que hacen cada acción, junto a la acción misma, en la bitácora del sistema.
Cada intento de entrar, incluidos los que fallan: la dirección IP, el navegador, el nombre de usuario que se tecleó y si funcionó. Para intentar entrar no hace falta tener cuenta, así que ese registro también recoge intentos de personas ajenas.

3. Con qué finalidad

Mandarte comunicaciones comerciales o informativas por WhatsApp, para las que previamente diste tu consentimiento al responsable del punto 1. Tus datos no se usan aquí con ninguna otra finalidad, ni se elaboran perfiles, ni se toman decisiones automatizadas sobre ti.

4. Base de licitud

Tu consentimiento, que obtuvo y conserva el responsable del punto 1. En este sistema no queda el consentimiento en sí, sino lo que quien carga la planilla declara sobre él: de dónde salieron los datos y cuándo lo diste. Puedes retirarlo en cualquier momento, ante el responsable, sin que eso afecte a la licitud del tratamiento previo.

5. A quién se comunican

Tus datos se comunican a Codexs, que provee este programa y opera la plataforma de mensajería apimensajes.codexs.cl. Actúa como encargado del tratamiento por cuenta del responsable del punto 1, y es quien materialmente despacha los mensajes por WhatsApp. A esa plataforma se le entregan tu número, el texto y, si lo hay, el archivo adjunto; ella los almacena cifrados. Cuánto tiempo los guarda lo decide esa plataforma, no este sistema.

No se comunican tus datos a ningún otro tercero ni se venden.

6. Cuánto tiempo se conservan

Poco: este sistema es de paso. El plazo corre desde que el lote termina de despacharse, no desde la carga de la planilla: una planilla cargada el lunes y despachada el jueves se borra contando desde el jueves. Si el lote nunca llega a cerrarse —queda a medias, se descarta o nadie lo retoma—, el plazo corre desde la última vez que alguien lo tocó, con un mes más de margen.

A los 7 días se eliminan solos:

Tu número y el texto del mensaje.
El archivo adjunto, borrado del servidor.
El nombre de la planilla y el nombre del adjunto.
El motivo del rechazo, si lo hubo.

Pasado ese plazo sí quedan cosas, y conviene que las sepas:

La bitácora del sistema. No se borra nunca, a propósito: es la prueba de qué se hizo con los datos y cuándo, y está encadenada de forma que quitar una línea se nota. No guarda ningún dato tuyo —ni tu número, ni un valor derivado de él, ni el texto de tus mensajes—; lo que registra es quién del personal hizo cada acción, desde qué dirección IP y con qué navegador.
Contadores por vendedor y mes —cuántos mensajes se encolaron y cuántos se rechazaron—. No dicen nada de ti; identifican al vendedor.
La ficha de la planilla: quién la cargó, cuándo, y lo que escribió sobre el origen de los datos y tu consentimiento. Es un texto libre que él redacta, así que puede describir de dónde salió tu número aunque ya no lo contenga.

Y hay partes del sistema que hoy están sin plazo definido: el registro de incidentes de seguridad, el registro de intentos de acceso y los archivos técnicos de error del servidor, que pueden llegar a contener datos personales si algo falla. Nadie los borra automáticamente. Te lo decimos porque es la verdad y porque fijar esos plazos es una decisión pendiente del responsable; si te afecta, escríbele al correo del punto 1.

7. Tus derechos, y ante quién se ejercen

La ley te da estos derechos, y se ejercen ante el responsable del punto 1. No es un trámite que se te derive para quitárselo de encima: es que él tiene el archivo del que salió tu número y decide qué se hace con él, mientras que aquí solo hay una copia que se borra sola en 7 días.

Acceso — saber qué datos tuyos tiene y qué se hizo con ellos.
Rectificación — corregir datos inexactos.
Supresión — que elimine los datos que tiene de ti.
Oposición — que deje de mandarte mensajes.
Portabilidad — recibir tus datos en un formato estructurado.

Lo que hay que decirte con claridad: este sistema no conserva ningún rastro permanente de tu número, así que no puede reconocerlo en una planilla futura. Que aquí se borren tus datos no impide que tu número vuelva a entrar si aparece en una planilla que se cargue más adelante. Para que eso deje de ocurrir, tu número tiene que salir del archivo del responsable: es el único sitio donde el cambio dura.

Tampoco se pueden retirar los mensajes que ya se hubieran encolado en la plataforma de mensajería antes de que ejercieras tus derechos. Mientras sigan en su cola pueden anularse desde aquí; una vez que salen, no hay forma de recuperarlos.

Escribe a [COMPLETAR: correo para ejercer derechos] indicando el número de teléfono afectado y el derecho que quieres ejercer. El responsable debe contestarte dentro del plazo legal. Si no quedas conforme, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

8. Seguridad

Los números y mensajes se guardan cifrados mientras duran. El acceso al sistema requiere autenticación, está limitado por perfil, y cada consulta y cada despacho queda registrado en una bitácora protegida contra alteración.

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